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Otimização do Tempo: Fazer mais em menos tempo

Otimização do Tempo: Fazer mais em menos tempo
Escrito por
Grupo Oporto Forte
Publicado em 17 Mai 2022

Perder tempo a marcar e a assistir a reuniões, com assuntos que poderiam ser resolvidos apenas com um e-mail. Projetos a serem constantemente redefinidos . Índices de retrabalho muito elevados dentro da equipa. Tarefas demoradas e repetitivas que pouco agregam ao resultado final. Isto é a consequência de uma má gestão de tempo no trabalho.

Existem atividades que requerem uma elevada carga horária para serem concluídas e a má gestão de tempo representa um grande obstáculo para a produtividade da empresa. É fundamental, que a empresa estabeleça uma política contra o desperdício de tempo e incentive os seus colaboradores a respeitá-la.

Para além da organização individual, quanto às horas de trabalho, para que os seus colaboradores façam o melhor uso possível do seu tempo de trabalho e alcancem um maior nível de produtividade, existem alguns pontos fundamentais:

1. Definir papéis e responsabilidades com clareza

Muitas das vezes, o prejuízo da produtividade de uma equipa, é a consequência de uma má organização ou falhas na divisão de tarefas ou responsabilidades. De modo a atingir os objetivos da empresa, toda a gente que faz parte da equipa deve saber exatamente qual o seu papel e quais as suas responsabilidades.

2. Estabelecer metas individuais e coletivas

É importante que cada um saiba o que deve alcançar e o que é preciso para chegar lá. Não será responsabilidade do colaborador se as metas não estiverem definidas de forma clara.

3. Garantir uma boa comunicação interna

A comunicação interna envolve a comunicação entre todos os membros de uma organização. É uma parte fundamental e serve também para a partilha de resultados e definir as estratégias da empresa. Inclui as informações sobre objetivos, organização interna das responsabilidades individuais e coletivas de cada um e a comunicação das tarefas de cada colaborador.

4. Proporcionar feedback contínuo

É dever do gestor monitorar a sua equipa para garantir que todos os colaboradores atendam às expectativas e metas definidas. Quando o desempenho do colaborador não corresponder, a liderança deve saber comunicar o facto. Para evitar tanto a insegurança do colaborador como a insatisfação da liderança é necessário que os gestores saibam dar apoio contínuo.

5. Organizar processos internos

É importante que os colaboradores entendam as regras e os limites para o começo, o meio e o fim de cada atividade.

6. Oferecer recursos e soluções

Contar com recursos para maximizar a eficiência, desburocratizar processos e imprimir rapidez à execução das tarefas secundárias é a melhor forma de incrementar a produtividade da empresa e alcançar melhores resultados.

Sem dúvidas que a gestão do tempo e a produtividade no trabalho estão relacionadas. A gestão do tempo é um processo organizacional que vai melhorar a administração do tempo de trabalho de cada colaborador, com o objetivo de aumentar a sua eficiência, o seu rendimento e produtividade, que por sua vez resulta na redução de custos e numa maior rentabilidade financeira.

Segundo dizia o génio Albert Einstein: “Insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes”.

Então, que tal, potencializar o talento de sua equipa e investir em seu desenvolvimento?

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